AI ile proje takibi ve iş planlama nasıl yapılır?

AI, görev listeleri, öncelikler ve zaman çizelgesi oluşturabilir. Proje adımlarını analiz edip kritik noktaları belirleyebilir. AI ayrıca hatırlatmalar ve öneriler sunarak ekip koordinasyonunu kolaylaştırır.

Ofiste kahvemi yudumlarken, ekip lideri olarak en çok duyduğum cümle: “Bu işler nasıl yetişecek?” diye panikleyen mesai arkadaşlarımdı. Ta ki AI’yı proje yönetimine entegre edene kadar! İşte canlı kanlı tecrübelerim ve “Bunu birebir kopyala-yapıştır kullanabilirsin” dediğim prompt örnekleri:

1. “Sihirli Tahta” Gibi Akıllı Planlama

Kullanacağınız Araç: ChatGPT (Notion/ClickUp entegrasyonu varsa daha da güçlü)
Prompt:
*”3 aylık bir dijital pazarlama projesi için detaylı iş planı oluştur. Adımlar: Ekip toplantıları, içerik üretimi, SEO optimizasyonu, performans analizi. Her görevin başlangıç/bitiş tarihi, sorumlusu ve öncelik seviyesi (A/B/C) olsun. Takip için kritik kilometre taşlarını belirle.”*

AI’nın Çıktısından İlhamla:

• 📌 Kilometre Taşı: 15 Haziran – Tüm blog içerikleri teslim
  • 🗓️ Görevler:
    • 1 Haziran: anahtar kelime araştırması (Sorumlu: Ayşe | Öncelik: A)
    • 10 Haziran: Taslakların editör onayı (Sorumlu: Mehmet | Öncelik: B)

2. “Hadi Canım Sen De!” Dedirten Risk Analizi

Gerçek Hikaye: Geçen ay AI, planladığımız etkinlik için “Yerel belediyeden izin alım süresi 2 hafta uzayabilir” uyarısı yaptı. Meğer o tarihte belediyenin yoğun bir denetimi varmış!

Prompt:
“Yazılım geliştirme projemizdeki olası riskleri ve çözüm önerilerini listele. Özellikle: Dış API entegrasyonları, geliştirici hastalık izni, müşteri feedback döngüsündeki gecikmeler.”

AI’nın Fark Ettikleri:

• 🔴 Risk: Backend ekibinin tek kişiye bağımlı olması
  • 💡 Çözüm: Cross-training yapılacak (Haftada 2 saat knowledge share)

3. “Bu Toplantıya Gerçekten Gerek Var mı?” Dedirten Otomasyon

Kurtarıcı Prompt:
*”1 haftalık proje güncellemesini, e-posta şablonu olarak hazırla. Kısa başlıklar halinde: Tamamlananlar, Devam edenler, Engeller, Ekip teşekkürleri. Profesyonel ama samimi bir dille.”*

Örnek Çıktı:
“Merhaba Ekip,
🚀 Tamamlandı: Kullanıcı testleri (Katılımcıların %92’si olumlu)
⏳ Devam Eden: Ödeme arayüzünde 3. parti entegrasyon
⚠️ Engel: Stripe API dokümantasyonu eksik (Mehmet çözüm için temas halinde)
🙌 Özel Teşekkür: Aslı, müşteri feedback’lerini gece 23:00’e kadar işledi!”

4. Kaynak Dağılımında “Adalet Dağıtıcı”

Problem: Tasarımcı Ecem, 3 projede birden boğuluyordu. AI’ya iş yükü analizi yaptırdım:

Prompt:
“Ekim ayı proje kaynaklarını dengeli dağıt: 2 yazılımcı, 1 tasarımcı, 1 içerik yazarı. Projeler: Müşteri X mobil app (Öncelik: A), Web site revizyonu (Öncelik: B), Sosyal medya kampanyası (Öncelik: C). Tasarımcının haftalık maksimum 25 saat çalışabileceğini unutma.”

AI’nın Önerisi:

• Tasarımcıyı sosyal medya projesinden çekip, freelancer ataması yapmak

5. “Acaba Kaçta Biter?” Sorusuna Kesin Cevap

Korkunç Gerçek: AI bile “Bu proje 3 ayda biter” derse, %70 ihtimalle yanılır. Ama şu prompt ile gerçekçi tahminler alabilirsiniz:

*”Agile metodolojiyle yürütülen bir yazılım projesinde: 120 user story, 5 developer, haftada 4 sprint var. Test süreçleri dahil, MVP ne zaman teslim edilir? Her sprint’te ortalama 8 story’nin tamamlandığını varsay. Tatilleri ve olası bug-fix sürelerini hesaba kat.”*

AI’nın Matematiği:

• *”En erken: 14 hafta (3.5 ay)
  Gerçekçi: 17 hafta (4.5 ay – Beklenmeyen izinler ve kritik bug’lar nedeniyle)”*

Bonus: Kritik Prompt Taktiği

AI’dan “sadece plan” değil, “alternatif senaryolar” da isteyin:
“Proje 1 ay gecikirse, hangi görevleri öne almalıyız? Müşteriye nasıl bir iletişim stratejisi önerirsin?”

Altın Kural:
AI proje planlarını “kutsal metin” gibi görmeyin. Her hafta:

1. Gerçekleşen verileri AI’ya besleyin (“Bu tahminler ne kadar tuttu?”)
2. Ekip feedback’lerini prompt’lara ekleyin (“Geliştiriciler, test süresinin yetersiz olduğunu söylüyor, planı revize et”)

“Plan hiçbir şey, planlama her şeydir” derler. AI ise bu süreçte en hızlı koşan asistanınız olsun!

Sevgiler Deep Mind